Держпраці в Одеській області надало наступне роз’яснення щодо того, хто має право підписувати документи (накази, розпорядження, банківські, фінансові документи) під час відпустки керівника та головного бухгалтера підприємства:

Відпустка є формою відпочинку, гарантованою усім працівникам ст.45 Конституції України. У період відпустки працівник не несе обов'язку виконувати роботу, обумовлену трудовим договором, і підлягати внутрішньому трудовому розпорядку. Відтак працівник повинен бути увільненим від виконання повноважень за посадою на час відпустки, дисциплінарне стягнення також не застосовується.

Тобто працівники, які перебувають у відпустці чи на лікарняному у розумінні трудового законодавства не можуть вважатися такими, що виконують в цей період роботу, обумовлену трудовим договором.

В нагоді може стати лист Міністерства соціальної політики України від 17.10.2016р. №376/06/186-16, в якому наголошено на неможливості виконання керівником (головним бухгалтером) посадових обов'язків у період відпустки.

Доцільно питання про призначення тимчасово виконуючих обов'язки врегулювати завчасно. Адже директор і бухгалтер можуть бути відсутні не тільки в період відпустки, але й, наприклад, у зв'язку з відрядженням.

Найчастіше обов'язки директора/головбуха виконують їх заступники, якщо заступника немає – керівник структурного підрозділу (заступник головбуха, рядовий бухгалтер).

З метою уникнення можливих негативних наслідків до штату підприємства можна ввести посади, наприклад заступника керівника, обіймаючи яку працівники виконуватимуть обов'язки керівника (головного бухгалтера) у разі тимчасової відсутності останніх.

Спростить ситуацію, якщо питання призначення виконуючих обов'язки директора (головного бухгалтера) будуть прописані у посадових інструкціях працівників, які будуть тимчасово заміняти.

Виконання обов'язків керівника (головного бухгалтера) під час відпустки може здійснюватися шляхом:

– відкликання працівника з відпустки у встановленому порядку.

При цьому законодавством визначено вичерпні випадки, коли допускається відкликання працівника з відпустки: згідно з ч.8 ст.79 КЗпП України відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства. Тобто приклад, який ми розглядаємо, – знаходження у відпустці, не підпадає під ці обставини.

– передачі повноважень (у т.ч. права підпису) іншому працівнику.

Треба зазначити, що водночас Міністерство соціальної політики України в листі від 21.07.2011р. №590/13/84-11 вказує, що виконання службових обов'язків за більш відповідальною посадою за тимчасово відсутнього працівника, коли це пов'язано з розпорядчими функціями, є тимчасовим заступництвом.

Підприємство може самостійно визначати, який варіант оформлення тимчасово виконуючого обов'язки директора/головбуха вибрати в такому випадку. Адже із цього приводу чинне законодавство обмежень не встановлює.

Оформити тимчасового наступника директора/головбуха можна шляхом:

– тимчасового заступництва (заміщення). Працівник звільняється від своєї основної роботи й виконує виключно обов'язки директора/головбуха;

– виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. У такому випадку працівник буде виконувати обов'язки директора/головбуха без звільнення від своєї основної роботи (ст. 105 КЗпП України).

Порядок оформлення та оплати тимчасового заступництва регламентується роз’ясненням Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.12.1965р. №30/39 «Про порядок виплати тимчасового заступництва».

Виконання обов'язків іншого працівника у табелі обліку робочого часу окремо не відображається, так як це відбувається протягом робочого часу поряд із виконанням основних обов'язків працівника. Окремий наказ керівника на припинення виконання функцій відсутнього працівника також оформляти не треба.