Підпис є невід’ємною складовою майже кожного документа. Особа кульковою ручкою або за допомогою цифрових технологій надає тексту на паперовому чи електронному аркуші юридичного значення.

Північно-Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м.Суми) роз’яснило, що справжність підпису можна засвідчити у нотаріуса, посадової особи органу місцевого самоврядування, консульської установи України, начальника установи виконання покарань, але тільки не на тих документах, які відповідно до закону або на вимогу сторін підлягають нотаріальному посвідченню.

Уповноважені особи засвідчуючи справжність підпису не посвідчують факти, викладені в документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою. Також на документі може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу людину, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин.

Не підлягають засвідченню підписи фізичних осіб на документах, які стверджують обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органу (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису на такому документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.