Управління Держпраці в Кіровоградській області надало наступне роз’яснення про те, що робити з трудовою книжкою працівника, який відсутній на роботі у день звільнення:

Відповідно до п.4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993р. №58) власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.

Згідно з п.4.2 Інструкції №58 якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Бажано надсилати таке повідомлення рекомендованим листом «з повідомленням» роботодавця про отримання листа працівником, оскільки у разі виникнення трудового спору у роботодавця буде додатковий доказ відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на адресу працівника допускається лише за письмовою згодою працівника.

Якщо письмової згоди працівника на пересилання його трудової книжки поштою роботодавцем не отримано, то слід керуватися нормами п.6.2 Інструкції №58, відповідно до яких трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.