Ч.4 ст.33 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» передбачає, що на загальних зборах учасників, що проводяться відповідно до ч.3 цієї статті, ведеться протокол, у якому фіксуються перебіг загальних зборів учасників та прийняті рішення. Протокол підписує голова загальних зборів учасників або інша уповноважена зборами особа. Кожен учасник товариства, який взяв участь у загальних зборах учасників, може підписати протокол.

При цьому Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» взагалі не передбачає обрання секретаря загальних зборів учасників та підписання ним протоколу.

Ст.15 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» встановлює вимоги до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації. Так, відповідно до ч.1 ст.15 цього Закону рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами).

Отже, два вказані вище Закони по-різному передбачають підписання протоколу загальних зборів учасників товариства (рішення уповноваженого органу управління юридичною особою):

• Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»: головою загальних зборів учасників;
• Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань»: головою та секретарем загальних зборів учасників.

Крім того, мають місце випадки, коли хтось із учасників товариства висловлює бажання разом із головою загальних зборів учасників також підписати протокол. У той же час обидва вказані вище Закони у переліку осіб, які мають право підписувати протокол, використовують слово «або».

На підставі вказаного вище, керуючись чинним законодавством України, для належного оформлення протоколів загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю фізична особа письмово звернулася до Міністерства юстиції України із заявою про надання роз’яснень із наступних питань:

1. Яким саме Законом (Законом України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» або Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань») необхідно керуватися в частині належного підписання протоколу загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю?

2. Чи обов’язково для того, щоб голова загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю мав повноваження підписати протокол загальних зборів учасників вказувати у такому протоколі, що загальні збори учасників прийняли рішення про підписання такого протоколу саме головою?

Якщо цього не буде вказано у протоколі загальних зборів учасників товариства, який підписаний лише головою, то чи може це бути підставою для відмови державного реєстратора у проведенні реєстрації змін відомостей про товариство, що містяться в Єдиному державному реєстрі?

3. Чи може (відповідно до чинного законодавства України, оскільки статут товариства це питання не регламентує) бути прийняте більшістю голосів загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю рішення про підписання протоколу саме головою таких зборів, якщо наприклад, не всі присутні на загальних зборах учасники згодні з таким рішенням?

4. Чи може відповідно до чинного законодавства України державний реєстратор відмовити у проведенні реєстрації змін відомостей про товариство, що містяться в Єдиному державному реєстрі, через те, що протокол загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю підписаний головою зборів та ще одним із учасників (який не обирався секретарем) товариства, який виявив бажання підписати протокол?

5. Чи можуть (відповідно до чинного законодавства України, оскільки статут це питання не регламентує) загальні збори учасників товариства з обмеженою відповідальністю взагалі не обирати голову та секретаря зборів (протокол у такому випадку буде підписаний учасниками)?

У листі №12857/Д-6437/8.1.6 від 25.03.2021р. Міністерство юстиції України надало наступні роз’яснення (наводимо цитати з листа):

1. Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» регулює відносини у сфері державної реєстрації юридичних осіб усіх організаційно-правових форм, його положення визначають загальний порядок проведення реєстраційних дій, зокрема, пов’язаних зі змінами до відомостей про юридичну особу.

Водночас положення Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» визначають спеціальні вимоги щодо оформлення протоколу загальних зборів учасників саме для товариств з обмеженою відповідальністю, тому вважаємо, що в частині належного оформлення такого протоколу передусім варто керуватися нормами цього Закону.

2. Ч.1 ст.29 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» встановлено, що загальні збори учасників є вищим органом товариства.

Відповідно до ч.4 ст.33 цього Закону на загальних зборах учасників, що проводяться відповідно до ч.3 цієї статті, ведеться протокол, у якому фіксуються перебіг загальних зборів учасників та прийняті рішення. Протокол підписує голова загальних зборів учасників або інша уповноважена зборами особа. Кожен учасник товариства, який взяв участь у загальних зборах учасників, може підписати протокол.

Разом з тим, ч.6 ст.11 цього Закону встановлено, що статут товариства може містити інші відомості, що не суперечать закону, у т.ч. і порядок формування протоколу.

Таким чином, голова загальних зборів учасників має повноваження підписувати протокол загальних зборів відповідно до Закону. У протоколі загальних зборів не обов’язково вказувати, що загальні збори прийняли рішення про підписання такого протоколу саме головою загальних зборів, якщо вимога щодо зазначення таких відомостей у протоколі не передбачена статутом товариства.

3. Згідно з ч.4 ст.34 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» рішення загальних зборів учасників з порушеного Вами питання (а саме про підписання протоколу саме головою таких зборів) приймається більшістю голосів усіх учасників товариства, які мають право голосу з відповідних питань.

Отже, голова загальних зборів підписує протокол відповідно до вимоги закону, водночас загальні збори можуть уповноважити іншу особу на підписання протоколу, проте таке рішення має бути прийнято більшістю голосів усіх учасників товариства.

4. У разі якщо у статуті товариства, з огляду на положення ч.6 ст.11 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», не визначено особливостей формування протоколу загальних зборів, підписання протоколу головою загальних зборів та ще одним із учасників (який не обирався секретарем) відповідатиме вимогам закону.

5. Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» не обмежує коло осіб, які можуть бути уповноваженими на підписання протоколу. Протокол загальних зборів може підписати голова або будь-яка особа, уповноважена зборами, у т.ч. учасники товариства, уповноважені на такі дії, якщо статутом не обумовлено інше.