Одним із видів нотаріальних дій є видача дубліката нотаріального документа, що зберігається у справах нотаріуса. Особливості такої видачі роз’яснило Південно-Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції України (м.Дніпро).

Дублікат – повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, який має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, містить аналогічну інформацію, що і в оригіналі, на ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Згідно з вимогами статей 35, 53 Закону України «Про нотаріат», глави 22 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (затверджено наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012р. №296/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22.02.2012р. за №282/20595) у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких учинялася нотаріальна дія, нотаріусом видається дублікат утраченого або зіпсованого документа.

Підстави видачі дубліката документа

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу.

Слід зазначити, що у цьому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).

Місце видачі дубліката документа

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

Видача дублікатів заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених

Державний нотаріус державного нотаріального архіву видає також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону України «Про нотаріат».

Видача дубліката заповіту спадкоємцям або виконавцю заповіту

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їх родинні стосунки (фотокопію свідоцтва виконавця заповіту). Слід зазначити, що дублікат секретного заповіту не видається.

Видача дубліката довіреності

Нотаріус при видачі дубліката втраченої довіреності перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей.

Зміст дубліката документа

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Також, слід зазначити, що оскільки видача дубліката є нотаріальною дією, то вона вчиняється після її оплати.

З огляду на вищевикладене, слід зазначити, що кожному громадянину забезпечене право звернутись у разі втрати або зіпсування документа до нотаріуса за отриманням дубліката втраченого або зіпсованого документа, посвідченого нотаріусом.