Управління Держпраці у Полтавській області надало наступні роз’яснення про те, що вважається прогулом, як його підтвердити та як правильно оформити звільнення працівника за прогул:

Так, згідно з п.4 ст.40 КЗпП прогул – це відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин.

Не може вважатися прогулом:

– відсутність працівника на своєму робочому місці, якщо він при цьому перебував на території підприємства;

– невихід працівника на роботу у зв'язку з незаконним переведенням;

– відсутність на роботі з поважних причин.

У тому разі, якщо працівник обґрунтовує невихід на роботу поважними причинами, оцінка таких причин на предмет поважності повинна виходити з того, що ці причини мають бути істотними, тобто такими, які перешкоджають явці на роботу і не можуть бути усунені самим працівником. Кожна з таких причин має бути підтверджена відповідними документами (довідками), виданими уповноваженими органами.

Якщо причину відсутності на роботі не можна віднести до поважних, роботодавець має право звільнити працівника за прогул на підставі п.4 ч.1 ст.40 КЗпП. Для цього роботодавцю необхідно:

– встановити факт відсутності працівника на роботі три і більше години безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин. При цьому надалі в наказі про звільнення обов'язково слід зазначити день прогулу;

– документально підтвердити факт відсутності працівника на робочому місці. Підтверджуючими документами можуть бути доповідна записка безпосереднього начальника працівника на ім'я керівника підприємства та акт про відсутність на робочому місці, підписаний комісією, що складається не менше ніж із трьох осіб;

– затребувати у працівника письмове пояснення причини відсутності на роботі. Цю вимогу роботодавець може оформити наказом, у якому слід встановити строк, достатній для підготовки таких пояснень. Наказ необхідно довести до відома працівника під підпис. Якщо працівник відмовляється дати пояснення щодо вчиненого проступку, про це складається відповідний акт;

– якщо працівник не з'являється на роботу протягом кількох днів і не повідомляє про причину своєї відсутності, необхідно надіслати за його домашньою адресою лист із повідомленням про вручення, у якому вимагати надання у письмовій формі пояснень про причини відсутності. У разі відмови працівника дати пояснення щодо своєї відсутності на роботі, складається відповідний акт;

– додержання строків застосування звільнення за прогул. Зазначене стягнення може бути застосоване не пізніше одного місяця із дня виявлення прогулу, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням у відпустці, і не пізніше шести місяців із дня його вчинення;

– не застосовувати інших заходів дисциплінарного стягнення до працівника за прогул;

– отримати згоду профспілкового органу на звільнення працівника за прогул на підставі п.4 ч.1 ст 40 КЗпП;

– видати наказ про накладення дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення, з яким ознайомити працівника під підпис. Якщо працівник відмовляється розписатися про своє ознайомлення з наказом, про це потрібно скласти відповідний акт. Наказ (розпорядження) і пояснювальна записка працівника або відповідний акт про відмову працівника надати пояснення необхідно залишити в особовій справі працівника;

– у день звільнення провести з працівником остаточний розрахунок і видати копію наказу про звільнення та належним чином оформлену трудову книжку.

Факт відсутності працівника на робочому місці має бути відображений у табелі обліку робочого часу.

У разі відсутності працівника на роботі у день звільнення копію наказу про звільнення та повідомлення про можливість отримання трудової книжки необхідно надіслати йому поштою. Надсилати саму трудову книжку поштою забороняється без письмової згоди працівника (п.4.2 Інструкції). Трудова книжка зберігається на підприємстві та видається виключно працівнику, який має особисто розписатись в Книзі обліку руху трудових книжок про отримання трудової книжки.